Elektroniczny Obieg Umów. - Tomasz Makaruk

Elektroniczny Obieg Umów.

Proces zarządzania umowami w masowej skali w trakcie i po okresie pandemii koronawirusa.
22
  • Potrzebujesz podpisać umowy prowizyjne wynagradzające za sprzedaż z dziesiątkami tysięcy punktów sprzedaży detalicznej w całej Polsce?
  • Oddajesz w ręce detalistów drogie wyposażenie w segmencie handlu tradycyjnego i chcesz mieć dokumentację, na podstawie której uregulujesz zasady korzystania?
  • Chcesz mieć elektroniczną bibliotekę umów i podstawy wynagradzania za ekspozycję materiałów reklamowych i wyposażenia w sektorze horeca?
  • Obawiasz się skażenia epidemicznego dokumentów w wersji papierowej, które przeszły przez ręce kilku osób zaangażowanych w proces ich obiegu?

Skorzystaj z 10 lat doświadczeń i360 w zakresie zarządzania umowami w handlu tradycyjnym dla jednej z największych korporacji w Polsce, która obejmuje swoim zasięgiem ponad 50.000 punktów sprzedaży detalicznej.

Elektroniczny Obieg Umów służy do kompleksowego zarządzania umowami w wersji elektronicznej.

Dzięki temu, że aplikacja działa online, nie musisz instalować dodatkowego oprogramowania. Wystarczy, że Twój komputer, tablet lub smartfon mają dostęp do Internetu.

Elektroniczny Obieg Umów. - Tomasz Makaruk

Jakie możliwości daje aplikacja Elektronicznego Obiegu Umów?

Aplikacja przenosi na płaszczyznę elektroniczną wszystkie funkcjonalności edycji i obiegu dokumentów w wersji papierowej. Użytkownicy mogą zatem:

  1. tworzyć i przesyłać do swoich kontrahentów projekty umów, porozumień lub protokołów dowolnej treści
  2. nanosić uwagi i komentarze do proponowanych zmian w treści projektu tych dokumentów
  3. akceptować bądź odrzucać treści naniesionych zmian
  4. uzyskiwać akceptację zmodyfikowanej treści umowy przez osoby upoważnione w organizacji
  5. podpisywać umowy za pomocą unikatowych kodów SMS
  6. wypowiadać umowy z zachowaniem lub bez zachowania okresu wypowiedzenia
  7. zawierać aneksy do tworzonych umów
  8. przeglądać umowy w wersji elektronicznej i pobierać je w formacie pdf
  9. archiwizować umowy w wersji elektronicznej
  10. kalkulować umowne wynagrodzenie
  11. generować raporty na potrzeby analiz finansowych efektów zawartych umów

Elektroniczny Obieg Umów. - Tomasz Makaruk

Jakie są korzyści ze stosowania aplikacji Elektronicznego Obiegu Umów?

Aplikacja generuje szereg korzyści w zakresie optymalizacji czasowej, kosztowej i procesowej zarządzania umowami w masowej skali:

Oszczędność czasu: dzięki braku konieczności borykania się z uciążliwościami, jakie przynosi proces negocjowania i ustalania finalnej treści umów za pośrednictwem Worda oraz e-maila. Całość procesu przeniesiona jest do Internetu, zaś aplikacja Elektronicznego Obiegu Umów zarządza poszczególnymi wersjami dokumentów oraz procesem ich obiegu. Aplikacja Elektronicznego Obiegu Umów skraca czas obiegu umów o około 85% wobec tradycyjnego modelu pracy.

Oszczędność pieniędzy: brak konieczności drukowania dokumentów, parafowania każdej ze stron, przystawiania pieczątek i podpisywania kilku egzemplarzy, zamawiania kuriera lub wizyty na poczcie.

Oszczędność nerwów: ten czynnik jest szczególnie ważny, gdy w proces podpisywania umów zaangażowani są przedstawiciele sił terenowych, np. przedstawiciele handlowi.  Dzięki aplikacji Elektronicznego Obiegu Umów całkowicie niwelowane jest ryzyko zgubienia lub zniszczenia podpisanych już dokumentów w procesie ich przesyłania do biura.

Optymalizacja procesowa: dzięki zarządzania poziomem uprawnień użytkowników aplikacja Elektronicznego Obiegu Umów wyznacza jasno sprecyzowane role i zakres czynności do których uprawniony jest każdy użytkownik zaangażowany w proces. Dzięki temu zachowana jest kontrola nad procesem zmian w treści dokumentów przez zastosowanie wielopoziomowej struktury ich akceptacji.

Dla kogo przeznaczona jest aplikacja Elektronicznego Obiegu Umów?

  • Z aplikacji korzystają podmioty, które zarządzają umowami w ramach rozproszonych organizacji w masowej skali. W szczególności są to:
  • Podmioty dążące do optymalizacji procesów, które podpisują wystandaryzowane umowy z dużą liczbą klientów B2C lub B2B.
  • Rozproszone organizacje zatrudniające liczebne ilościowo działy sprzedaży, które podpisują i zarządzają obiegiem papierowych umów ze swoimi klientami B2B.
  • Firmy, które dążą do digitalizacji obiegu i archiwizacji dokumentacji handlowej.

Elektroniczny Obieg Umów. - Tomasz Makaruk

W jaki sposób gwarantowane jest bezpieczeństwo i poufność danych?

Aplikacja oparta jest na infrastrukturze i360, podmiotu który jako jedyny w branży wsparcia sprzedaży posiada certyfikowaną przez TÜV RHEINLAND Międzynarodową Normę Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji: „ISO/IEC 27001:2013 Technika informatyczna – Techniki bezpieczeństwa – Systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji”. Równocześnie system informatyczny, na którym oparta jest aplikacja Elektronicznego Obiegu Umów jest przedmiotem stałych audytów prowadzonych przez międzynarodowe zespoły ekspertów Klientów korzystających na stałe z i360 Loyalty Software.

Elektroniczny Obieg Umów. - Tomasz Makaruk

Aby umówić prezentację elektronicznego obiegu umów za pomocą Skype, Teams lub innego stosowanego przez Państwa komunikatora prosimy o kontakt pod adresem tomasz.makaruk@i360.com.pl bądź telefonicznie 601 25 14 28. Prezentacja trwa 45 minut i pokazuje wszystkie kluczowe funkcjonalności aplikacji Elektronicznego Obiegu Umów.

22

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.