Tomasz Makaruk

Ewidencje zaświadczeń oraz ewidencje wypłaconych (wydanych) wygranych w postaci elektronicznej

W dniu 27 grudnia 2018 r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2018 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zaświadczeń o uzyskanej wygranej oraz ewidencji zaświadczeń i ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych (Dz. U. 2018 r. Poz. 2325) (dalej: „Rozporządzenie”). Na jego podstawie organizatorzy gier hazardowych mogą prowadzić ewidencję zaświadczeń w postaci elektronicznej po jej zarejestrowaniu przez naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca prowadzenia tej ewidencji.
2

Na mocy omawianego Rozporządzenia prowadzenie ewidencji w postaci elektronicznej może mieć miejsce przy wykorzystaniu programu komputerowego i obarczone zostało szeregiem wymogów. Najważniejsze z nich dotyczą jej prowadzenia zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego, w taki sposób, aby spełniał on sześć konkretnych wytycznych opisanych w ust. 1b ppkt od 1) do 6) Rozporządzenia.

Wymogi te dotyczą kwestii wglądu w dane, ochrony zapisanych informacji przed zniszczeniem, utratą lub nieuprawnionym dostępem, umożliwienia wpisów i raportów z dokonanych wpisów, zapewnienia kwestii identyfikacji osoby dokonującej zmiany wraz z datą dokonanej zmiany, uniemożliwienia usuwania wpisów oraz zmiany zamieszczonych informacji bez wykrycia tego zdarzenia przez program. Rozporządzenie stawia też wymogi wobec przechowywania kopii ewidencji prowadzonej w formie elektronicznej.

Post scriptum z 20 maja 2020 r. 11 miesięcy po tym, jak w grudniu 2018 r. zamieściłem ten wpis na blogu, opublikowany został tekst jednolity omawianego aktu prawnego. Stało się to na mocy obwieszczenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 6 listopada 2019 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zaświadczeń o uzyskanej wygranej oraz ewidencji zaświadczeń i ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych (Dz. U. 2019 poz. 2314). Jest on dostępny na stronach Internetowego Systemu Aktów Prawnych pod adresem http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190002314

Omawiając wprowadzone zmiany należy zauważyć, iż Rozporządzenie daje możliwość, a nie nakazuje prowadzenia ewidencji zaświadczeń w postaci elektronicznej. Zmianę taką należy przyjąć, jako uproszczenie procesu organizacji loterii. Równocześnie jednak Rozporządzenie uwarunkowuje zastosowania uproszczenia szeregiem wymogów, z których każdy, postawiony bez szczegółowej specyfikacji, może łatwo zostać podważony.

Porównajmy zatem wymogi. Dotychczasowe obejmują prowadzenie ewidencji zaświadczeń w postaci książkowej, według konkretnych wytycznych co do zakresu ośmiu rodzajów informacji zamieszczanych w takiej ewidencji, zawartych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 czerwca 2010 r. w sprawie zaświadczeń o uzyskanej wygranej oraz ewidencji zaświadczeń i ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych, którego jednolity tekst został ogłoszony 9 września 2017 r. na mocy Obwieszczenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 29 sierpnia 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zaświadczeń o uzyskanej wygranej oraz ewidencji zaświadczeń i ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych (Dz. U. z 2017 r. Poz. 1723).

Niedogodnością tej postaci prowadzenia ewidencji zaświadczeń jest obowiązek przedkładania ewidencji naczelnikowi urzędu skarbowego celem poświadczenia ewidencji przez opatrzenie przeszycia zamknięciem urzędowym oraz przedstawiania ewidencji celem poświadczenia jej zamknięcia niezwłocznie po zakończeniu każdego roku kalendarzowego.

Tak przygotowana ewidencja, podczas kontroli podlega sprawdzeniu co do samego faktu jej prowadzenia oraz w zakresie zgodności jej kształtu i formy przygotowania z wymogami przepisów prawa, o których mowa powyżej.

W przypadku wymogów stawianych przed programem komputerowym są one postawione na bardzo wysokim poziomie ogólności, wobec czego łatwo prowadzić można dysputę czy organizator w pełni je zrealizował, np. czy ochrona informacji przed zniszczeniem jest wystarczająca, itd.

Dlaczego zatem organizatorzy mieliby ponosić koszty przygotowania programu komputerowego do prowadzenia ewidencji zaświadczeń oraz ryzyko oceny jego zgodności z wymogami Rozporządzenia? Zwłaszcza w obliczu faktu, iż zaświadczenia o uzyskanej wygranej mogą być wystawione wyłącznie na żądanie laureatów loterii zgłoszone w ściśle określonych terminach?

Skala tych żądań jest tak niewielka, że de facto w ponad 20 letniej praktyce wystawiliśmy nie więcej niż 5 takich zaświadczeń, łącznie we wszystkich zorganizowanych loteriach razem wziętych. Odpowiedź na pytanie o przyczyny inicjatywy Ministra Finansów pozostaje nieznana. Być może jest to wstęp do docelowej digitalizacji wszystkich ewidencji?

***

Każdy organizator loterii promocyjnej oraz audioteksowej zobowiązany jest do prowadzenia dwóch ewidencji. Są to: ewidencja zaświadczeń o uzyskanej wygranej oraz ewidencja wypłaconych (wydanych) wygranych. Rolą tych dokumentów jest, jak sama ich nazwa wskazuje, ewidencjonowanie wydanych zaświadczeń o uzyskanej wygranej oraz wydanych lub wypłaconych nagród w loteriach o wartości powyżej kwoty 2280 zł brutto. Zupełnie na marginesie należy zaznaczyć, iż w przypadku loterii audioteksowej istnieje również wymóg prowadzenia dwóch dodatkowych ewidencji, które nie są omawiane w tym tekście. W praktyce dnia codziennego przykładowa ewidencja wygląda tak, jak poniżej.

Pierwsza okładka ewidencji
Czwarta okładka ewidencji

Pieczątki i sznurek, który widać na zdjęciach to materialny wyraz „zarejestrowania i opatrzenie przeszycia zamknięciem urzędowym” stanowiący tzw. „poświadczenie ewidencji” dokonywane przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

2

2 thoughts on “Ewidencje zaświadczeń oraz ewidencje wypłaconych (wydanych) wygranych w postaci elektronicznej

  1. Ciekawy i bardzo aktualny wpis, ale myli się Pan, jeśli chodzi o nieobowiązywanie wprowadzonych zmian, dotyczących możliwości prowadzenia elektronicznej ewidencji, w odniesieniu do ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych. Zgodnie z par. 8 Rozporządzenia MF z dnia 22 czerwca 2010 r. w sprawie zaświadczeń o uzyskanej wygranej oraz ewidencji zaświadczeń i ewidencji wypłaconych do prowadzenia ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych przepisy § 6 i 7 stosuje się odpowiednio.
    Komentowane przez Pana Rozporządzenie zmieniało par. 6 i z tego względu odnosiło się wprost jedynie do ewidencji zaświadczeń o uzyskanych wygranych, co nie oznacza, że do par. 6 w nowym brzmieniu nie ma zastosowania par. 8 zmienianego Rozporządzenia. Przepisy odsyłające to szerokie i niekiedy trudne zagadnienie, ale tutaj nie ma problemu.
    Zresztą z par. 2 Rozporządzenia zmieniającego (z dnia 7 grudnia 2018 r.) wynika to, że zamiarem MF było objęcie tą zmianą także ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *