Tomasz Makaruk

Elektroniczny Obieg Umów.

Proces zarządzania umowami w masowej skali w trakcie i po okresie pandemii koronawirusa.
17

Potrzebujesz podpisać umowy prowizyjne wynagradzające za sprzedaż z dziesiątkami tysięcy punktów sprzedaży detalicznej w całej Polsce?

Oddajesz w ręce detalistów drogie wyposażenie w segmencie handlu tradycyjnego i chcesz mieć dokumentację, na podstawie której uregulujesz zasady korzystania?

Chcesz mieć elektroniczną bibliotekę umów i podstawy wynagradzania za ekspozycję materiałów reklamowych i wyposażenia w sektorze horeca?

Obawiasz się skażenia epidemicznego dokumentów w wersji papierowej, które przeszły przez ręce kilku osób zaangażowanych w proces ich obiegu?

Skorzystaj z 10 lat doświadczeń i360 w zakresie zarządzania umowami w handlu tradycyjnym dla jednej z największych korporacji w Polsce, która obejmuje swoim zasięgiem ponad 50.000 punktów sprzedaży detalicznej.

Elektroniczny Obieg Umów służy do kompleksowego zarządzania umowami w wersji elektronicznej.

Dzięki temu, że aplikacja działa online, nie musisz instalować dodatkowego oprogramowania. Wystarczy, że Twój komputer, tablet lub smartfon mają dostęp do Internetu.

Jakie możliwości daje aplikacja Elektronicznego Obiegu Umów?

Aplikacja przenosi na płaszczyznę elektroniczną wszystkie funkcjonalności edycji i obiegu dokumentów w wersji papierowej. Użytkownicy mogą zatem:

a/ tworzyć i przesyłać do swoich kontrahentów projekty umów, porozumień lub protokołów dowolnej treści

b/ nanosić uwagi i komentarze do proponowanych zmian w treści projektu tych dokumentów

c/ akceptować bądź odrzucać treści naniesionych zmian

d/ uzyskiwać akceptację zmodyfikowanej treści umowy przez osoby upoważnione w organizacji

e/ podpisywać umowy za pomocą unikatowych kodów SMS

f/ wypowiadać umowy z zachowaniem lub bez zachowania okresu wypowiedzenia

g/ zawierać aneksy do tworzonych umów

h/ przeglądać umowy w wersji elektronicznej i pobierać je w formacie pdf

i/ archiwizować umowy w wersji elektronicznej

j/ kalkulować umowne wynagrodzenie

k/ generować raporty na potrzeby analiz finansowych efektów zawartych umów

 

Jakie są korzyści ze stosowania aplikacji Elektronicznego Obiegu Umów?

Aplikacja generuje szereg korzyści w zakresie optymalizacji czasowej, kosztowej i procesowej zarządzania umowami w masowej skali:

Oszczędność czasu: dzięki braku konieczności borykania się z uciążliwościami, jakie przynosi proces negocjowania i ustalania finalnej treści umów za pośrednictwem Worda oraz e-maila. Całość procesu przeniesiona jest do Internetu, zaś aplikacja Elektronicznego Obiegu Umów zarządza poszczególnymi wersjami dokumentów oraz procesem ich obiegu. Aplikacja Elektronicznego Obiegu Umów skraca czas obiegu umów o około 85% wobec tradycyjnego modelu pracy.

Oszczędność pieniędzy: brak konieczności drukowania dokumentów, parafowania każdej ze stron, przystawiania pieczątek i podpisywania kilku egzemplarzy, zamawiania kuriera lub wizyty na poczcie.

Oszczędność nerwów: ten czynnik jest szczególnie ważny, gdy w proces podpisywania umów zaangażowani są przedstawiciele sił terenowych, np. przedstawiciele handlowi.  Dzięki aplikacji Elektronicznego Obiegu Umów całkowicie niwelowane jest ryzyko zgubienia lub zniszczenia podpisanych już dokumentów w procesie ich przesyłania do biura.

Optymalizacja procesowa: dzięki zarządzania poziomem uprawnień użytkowników aplikacja Elektronicznego Obiegu Umów wyznacza jasno sprecyzowane role i zakres czynności do których uprawniony jest każdy użytkownik zaangażowany w proces. Dzięki temu zachowana jest kontrola nad procesem zmian w treści dokumentów przez zastosowanie wielopoziomowej struktury ich akceptacji.

 

Dla kogo przeznaczona jest aplikacja Elektronicznego Obiegu Umów?

Z aplikacji korzystają podmioty, które zarządzają umowami w ramach rozproszonych organizacji w masowej skali. W szczególności są to:

Podmioty dążące do optymalizacji procesów, które podpisują wystandaryzowane umowy z dużą liczbą klientów B2C lub B2B.

Rozproszone organizacje zatrudniające liczebne ilościowo działy sprzedaży, które podpisują i zarządzają obiegiem papierowych umów ze swoimi klientami B2B.

Firmy, które dążą do digitalizacji obiegu i archiwizacji dokumentacji handlowej.

W jaki sposób gwarantowane jest bezpieczeństwo i poufność danych?

Aplikacja oparta jest na infrastrukturze i360, podmiotu który jako jedyny w branży wsparcia sprzedaży posiada certyfikowaną przez TÜV RHEINLAND Międzynarodową Normę Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji: „ISO/IEC 27001:2013 Technika informatyczna – Techniki bezpieczeństwa – Systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji”. Równocześnie system informatyczny, na którym oparta jest aplikacja Elektronicznego Obiegu Umów jest przedmiotem stałych audytów prowadzonych przez międzynarodowe zespoły ekspertów Klientów korzystających na stałe z i360 Loyalty Software.

Aby umówić prezentację elektronicznego obiegu umów za pomocą Skype, Teams lub innego stosowanego przez Państwa komunikatora prosimy o kontakt pod adresem tomasz.makaruk@i360.com.pl bądź telefonicznie 601 25 14 28. Prezentacja trwa 45 minut i pokazuje wszystkie kluczowe funkcjonalności aplikacji Elektronicznego Obiegu Umów.

17

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *